Privacy policy

Wet- en regelgeving

Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de Europese verordening die geldt voor alle lidstaten van de Europese Unie. De AVG is op 25 mei 2016 van kracht geworden en volgt daarmee de Wet bescherming persoonsgegevens op. De AVG stelt eisen aan het gebruik van informatie die tot natuurlijke personen herleidbaar is.

Wijzigingen

De tekst van dit privacystatement kan door ons worden aangepast gelet op nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van bedrijfsactiviteiten. Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in het privacystatement. Waar nodig passen wij het privacystatement door wetswijzigingen en rechtspraak aan.

Welke gegevens worden door Zandhofje verwerkt:

We hebben een digitaal kindvolgsysteem ‘Pravoo’. Hierin staan de volgende gegevens van de ouders:

-Voornaam en achternaam en telefoonnummer privé/werk: we hebben deze gegevens nodig omdat de ouders bereikbaar moeten zijn als er iets is met hun kind.

-Woonadres: op Zandhofje willen we weten waar kinderen wonen, i.v.m. sturen van een kaartje, iets langsbrengen wat ouders zijn vergeten.

-Emailadres van de ouders: een deel van de communicatie vanuit Zandhofje gaat digitaal, daarom hebben we het mailadres van de ouders nodig.

-Adres en telefoonnummer huisarts van het kind: als er iets medisch aan de hand is met een kind en het is niet heel urgent bellen we eerst de ouders, als we de ouders niet kunnen bereiken, kunnen we, als we dit nodig achten, de huisarts van het kind bellen.

– Aantal kinderen in een gezin en de leeftijd van de kinderen: om een goed beeld te krijgen van de gezinssituatie willen we ook weten of een kind broertjes/zusjes heeft en welke positie hij/zij inneemt in het gezin.

-Gezinssituatie: als zich bijzonderheden in een gezin voordoen, worden hier aantekeningen van gemaakt in het volgsysteem. Het is belangrijk dat we hiervan op de hoogte zijn, omdat veranderingen  binnen het gezin van invloed kunnen zijn op het gedrag van een kind.

– De namen en telefoonnummers van familieleden/vrienden:  als  de ouders telefonisch niet bereikbaar zijn en er is iets aan de hand met een kind zijn er noodnummers die we kunnen bellen. Dit zijn familieleden of vrienden van de ouders.

-Het BSN nummer van het kind en de ouder: Kinderopvangorganisaties zijn verplicht te vragen naar het BSN van de ouder en het kind. De belastingdienst toeslagen koppelt namelijk de administratie van het aantal gebruikte opvanguren aan de gegevens van de kinderopvang organisatie.

-Toestemming/geen toestemming  voor uitstapjes: Ouders moeten schriftelijk toestemming geven of hun kind mee mag op een uitstapje buiten het terrein van Zandhofje

-Toestemming/geen toestemming  gebruik van beeldmateriaal: ouders moeten schriftelijk bevestigen of ze wel of geen toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal

In het digitaal kindvolgsysteem ‘Pravoo’ staan de volgende gegevens over de kinderen die bij ons op Zandhofje komen:

-Bijzonderheden over de gezondheid van het kind: om kinderen zo veilig mogelijk op te kunnen vangen, moeten wij op de hoogte zijn van alle medische bijzonderheden. Alleen zo kunnen wij opvang op maat bieden.

-Of kinderen worden ingeënt volgens het rijksvaccinatieprogramma.

-Gegevens over de ontwikkeling: om kinderen opvang op maat de bieden moeten wij een goed beeld hebben van de manier waarop kinderen zich ontwikkelen. Doordat wij onze informatie betreft de ontwikkeling van de kinderen digitaal kunnen verwerken in een volgsysteem krijgen we een goed beeld van de wijze waarop een kind zich ontwikkelt.

De medewerkers van Zandhofje zijn de enige die toegang hebben tot het systeem. Elke medewerker heeft zijn eigen logingegevens. Bij het inloggen wordt er nu iedere keer als men inlogt een SMS-code naar de gebruiker toegestuurd. Als een medewerker niet meer bij Zandhofje werkzaam is wordt deze medewerker onmiddellijk uit het systeem verwijderd door de houdster. De houdster kan als enige medewerkers en kinderen toevoegen/verwijderen aan het systeem kinderen toevoegen aan het systeem. Als een medewerker wordt verwijderd heeft hij/zij dus geen toegang meer tot het systeem.

De persoonsgegevens die in het kindvolgsysteem staan zijn alleen op te vragen door de ouders.

Naast het kindvolgsysteem hebben wij in Zandhofje een aantal mappen staan met persoonsgegevens, hierin staan:

-voornaam en achternaam en telefoonnummer privé/werk: we hebben deze gegevens nodig omdat de ouders bereikbaar moeten zijn als er iets is met hun kind.

-email adres van de ouders: een deel van de communicatie vanuit Zandhofje gaat digitaal, daarom hebben we het mailadres van de ouders nodig.

-Woonadres: op Zandhofje willen we weten waar kinderen wonen, i.v.m. sturen van een kaartje, iets langsbrengen wat ouders zijn vergeten.

-Adres en telefoonnummer huisarts van het kind: als er iets medisch aan de hand is met een kind en het is niet heel urgent bellen we eerst de ouders, als we de ouders niet kunnen bereiken, kunnen we, als we dit nodig achten, de huisarts van het kind bellen.

-De namen en telefoonnummers van familieleden/vrienden: als de ouders telefonisch niet bereikbaar zijn en er is iets aan de hand met een kind zijn er noodnummers die we kunnen bellen. Dit zijn familieleden of vrienden van de ouders.

-De data waarop kinderen zijn ingeënt en het soort inenting. Wij moeten hiervan op de hoogte zijn, volgens voorschriften van de GGD.

-Een formulier: toestemming/geen toestemming  voor uitstapjes: Ouders moeten schriftelijk toestemming geven of hun kind mee mag op een uitstapje buiten het terrein van Zandhofje

-Een formulier toestemming/geen toestemming  gebruik van beeldmateriaal: ouders moeten schriftelijk bevestigen of ze wel of geen toestemming geven voor het gebruik van beeldmateriaal

-Aantekeningen als een kind (ernstig) letsel heeft opgedaan.

-Verder zitten er in de mappen toestemmingsformulieren voor medicijn gebruik: Als een kind op advies van de arts medicijnen moet innemen en de leidsters moeten deze medicijnen toedienen, moeten de ouders een toestemmingsformulier invullen.

-Ook zitten er in de mappen aantekeningen over het voedingsschema van de kinderen (als ze nog niet aan het vaste voedingsritme van Zandhofje deelnemen)

Er zijn een aantal persoonsgegevens die zichtbaar zijn voor iedereen die op Zandhofje komt:

Dat zijn de voornamen en geboortedata van de medewerkers en de voornamen en geboortedata van de kinderen.

Website Zandhofje

Als u door middel van het inschrijfformulier op onze website een kindplaats aanvraagt, of een aanvraagformulier rondleiding invult, vragen wij u om persoonsgegevens. Wij gebruiken de door u verstrekte gegevens om:

• Uw aanvraag af te handelen.
• Een contract voor plaatsing met u af te sluiten.
• U de facturen te sturen en de automatische incasso uit te voeren.
• Uw kind de best mogelijke zorg te verlenen.
• Aan onze verplichtingen te voldoen die de wet ons oplegt.

Deze formulieren worden verwijderd als ouders gekozen hebben voor een kindplaats op Zandhofje hebben of een andere keuze hebben gemaakt.

Ook andere mailtjes van potentiele klanten worden na afhandeling meteen verwijderd.

Contracten

Als ouders een kindplaats afnemen op Zandhofje krijgen ze een contract. Een exemplaar van het contract wordt digitaal bewaard. In dit contract staan adresgegevens en bankgegevens van klanten.

Aan wie worden uw gegevens verstrekt?

Uw gegevens waar wij verantwoordelijk voor zijn, worden verwerkt door de houdster van Zandhofje. Wij verstrekken geen gegevens aan derden, tenzij dit op grond van wet is toegestaan en noodzakelijk is. Denk aan Belastingdienst, gemeente of dagvaardingen en gerechtelijke bevelen en handelingen om fraude op te sporen. U heeft zelf ook recht van inzage van uw gegevens. Indien u een schriftelijk verzoek indient tot inzage van al uw gegevens, worden deze pas verstrekt als er voldoende zekerheid is dat u bent wie u zegt dat u bent. U heeft recht tot het wijzigen van uw gegevens wanneer u ziet dat uw gegevens onjuist zijn verwerkt. U heeft recht op gegevenswissing indien de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt mits er geen wettelijke verplichting bij ons ligt de gegevens te behouden.

Als het contract wordt ontbonden omdat kinderen vier jaar worden en naar de basisschool gaan of er is een andere reden voor ontbinding van het contract dan worden alle persoonsgegevens verwijderd, mits er geen wettelijke verplichting bij ons ligt de gegevens te behouden.